危機発生時の情報発信・共有のこと②～組織内の共有～

先のブログに続いて、先日の大阪北部地震で感じた「情報発信・共有がこれでいいのかな？」という話です。

2つ目は、「組織内の情報共有」についてです。

結論を言えば、堺市役所の各部署において、「組織内で最も早く・適切に情報を共有できる手段」が、整備（あるいは確認）、共有されていなかったのです。

地震発災時、電車が止まり、職場に定刻に到着できない職員がたくさんおりましたが、上司や職場にどのように連絡したかを聞けば、実に様々でした。

職場の固定電話、上司や同僚の携帯への電話、ショートメール、Eメール、LINE、メッセンジャーなどなどと。

私が気になったのは、それが「最も早く・適切な情報共有手段だったか」ということです。

早さ、相手の手間暇、相手が情報を受け取ったことの確認、災害時における繋がりやすさ等々の面で。

一般的に、電話やショートメールは災害時に繋がりにくくなります。

Eメールは相手が受け取った確認がすぐにできません。

SNSは繋がりやすく、相手の手間暇もなく、受信確認機能もありますが、利用されていない方もいます。

だからこそ、平時に、緊急時に便利なSNSによる連絡が可能かどうか、課長であれば課内で、部長・局長はその直属長と直属の部下との間で、把握しておくべきではないかでしょつか。

課内全員がSNSを使うべき、という話ではありません。

A課員はLINEができる。B課員はできないからメール。C課員はLINEもメールもできる。D課員も両方できるが、職場の連絡で使いたくない。

例えば、こういうことを把握しておくことです。

そして、この例で言えば、おそらく

・課長とAとCでライングループを作る

・Bにはメールで連絡する

・Dには携帯に電話する

というのが、この課の「最も早く・適切な情報共有手段」であり、それを「平時に確認にし、メンバーで共有しておく」ということが大事だと思うのです。

もちろん、こういうことは、災害発生時だけでなく、仕事で緊急情報を共有する際にも活かせます。

今回の発災時では、議会事務局が各議員と連絡するのに、ずいぶんと苦労したようです。早速、山口議長は事務局に公用スマホの用意、LINEの導入を命じ、「堺市議会では、LINEが緊急時の情報共有手段」なんだと確認がなされました。素早い動きでした。

また、市長公室秘書課に問い合わせたところ、これまで市長と随行秘書との連絡手段が携帯、FAX、Eメールだったそうです。これらは災害時には脆弱だと言われています。

秘書課は市長のSNSの利用状況を把握しておらず、副市長を含むトップメンバーでの情報共有ツールも、用意されていないとのことでした。

この件についても、すぐにトップメンバーがSNSグループを作ってやり取りできるようにしてもらいました。

繰り返しますが、「LINEグループを作らなければならない」と言っているわけではありません。大半の市職員には公用携帯が貸与されていませんし、いわゆるガラケーの方もいます。

ですから、LINEならLINE、ショートメールならショートメールと、平時のうちに最も早く・適切な情報共有手段を組織内で確認・共有しておくこと。

これを管理職の任務とするよう、総務財政委員会で要請しました。

（もちろん、自主的なこれをしていた管理職もいましたが、ごく一部でした）

大災害に向けての備え。

こうした細かいことも含めれば、まだまだやらなければならないことがありそうです。

堺市議会議員　　ふちがみ猛志